Koszt uzyskania przychodów. Co możesz odliczyć i jak to działa w praktyce?

Im lepiej rozumiesz, czym są koszty uzyskania przychodów, tym skuteczniej możesz obniżać swoje zobowiązania podatkowe i poprawiać płynność finansową firmy.

Zgodnie z ustawą o PIT, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia jego źródła. Jednocześnie nie mogą być to wydatki ujęte w tzw. katalogu kosztów wyłączonych (np. grzywny, kary umowne czy wydatki na reprezentację).

W skrócie: koszt musi być uzasadniony, racjonalny i bezpośrednio związany z działalnością. To oznacza, że nie każdy paragon czy faktura może automatycznie trafić do rozliczenia.

Najczęściej spotykane koszty to m.in.:

• zakup towarów i materiałów,
• wynajem biura lub magazynu,
• opłaty za media i Internet,
• wydatki na paliwo i eksploatację samochodu firmowego,
• szkolenia i kursy podnoszące kwalifikacje,
• sprzęt elektroniczny i wyposażenie biura,
• usługi księgowe czy prawne.

W praktyce katalog jest otwarty, a każdy wydatek warto oceniać przez pryzmat pytania: "Czy dzięki temu moja firma może zarobić lub utrzymać źródło dochodu?".

Nie każdy wydatek można zaliczyć w całości. Dla niektórych kategorii obowiązują ograniczenia. Na przykład:

• używanie prywatnego samochodu w działalności gospodarczej rozliczysz tylko do 75 proc. wydatków eksploatacyjnych,
• zakup alkoholu czy koszt wystawnej kolacji w restauracji nie zaliczy się do kosztów, bo to wydatki na reprezentację.

Warto śledzić interpretacje podatkowe, bo granica między "kosztem" a "niekosztem" bywa płynna.

Dzięki ujęciu wydatków w kosztach zmniejszasz podstawę opodatkowania, a tym samym płacisz niższy podatek dochodowy. To legalny sposób na optymalizację finansów w firmie. Przykład: jeśli Twój przychód wynosi 100 000 zł, a koszty 40 000 zł, to podatek zapłacisz nie od 100 000 zł, ale od 60 000 zł.

Każdy koszt musi być udokumentowany fakturą, rachunkiem lub innym dowodem księgowym. W przypadku działalności gospodarczej najlepiej opierać się na fakturach VAT. To najbezpieczniejszy dowód dla księgowości i urzędu skarbowego.

Od 2026 roku w Polsce obowiązkowy będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że wszystkie faktury będą wystawiane elektronicznie i przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów. Dla przedsiębiorcy oznacza to łatwiejsze zarządzanie kosztami uzyskania przychodu – każda faktura automatycznie trafi do systemu i będzie gotowa do zaksięgowania.

Koszty uzyskania przychodów to narzędzie, które pozwala realnie obniżyć podatki i poprawić kondycję finansową Twojej firmy. Warunkiem jest jednak prawidłowe dokumentowanie i znajomość wyłączeń. Warto też korzystać z pomocy księgowego lub specjalisty podatkowego, bo niektóre przypadki są niejednoznaczne.