Raportowanie do granic absurdu. Rekordzista wymaga 384 dokumentów rocznie

Najnowsze badanie analizuje skalę tych zobowiązań względem Narodowego Banku Polskiego (NBP), Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), urzędów skarbowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Analiza GT objęła również przykłady firm z różnych sektorów – od jednoosobowych działalności gospodarczych, przez spółki z branży IT, energii odnawialnej, po przedsiębiorstwa farmaceutyczne.

Obciążenia sprawozdawcze są bardzo zróżnicowane i uzależnione od branży, wielkości firmy i struktury zatrudnienia.

– W przypadku małych i mikroprzedsiębiorstw liczba deklaracji słanych do urzędów i potrzebnych do wypełnienia formularzy może nie być duża, to jednak często wymaga specjalistycznej wiedzy, aby dostarczyć prawidłowo uzupełnione informacje – zauważa eksperta. – To z kolei oznacza dodatkowy czas i koszty dla firm – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w systim.pl

Sprawozdania to jedno. Trzeba też pilnować zmian w przepisach

– Obowiązek sprawozdawczy przedsiębiorców wobec organów jest zdecydowanie uzasadniony z perspektywy zapewnienia przejrzystości prowadzonej działalności. Wątpliwości może jednak budzić zarówno skala, jak i stopień skomplikowania wymaganych informacji – przyznaje Anna Łuńska, partner w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton. – Co więcej, trudności nie kończą się na poprawnym i terminowym wypełnieniu formularzy. Na przedsiębiorcach spoczywa również odpowiedzialność za bieżące monitorowanie zmian w przepisach i ich wpływu na sytuację firmy – zaznacza.

Autorzy raportu wskazują trzy główne przyczyny licznych obowiązków sprawozdawczych spoczywających na przedsiębiorcach. Należą do nich: nadmiar oczekiwań urzędów, brak efektywnej wymiany informacji między instytucjami oraz niewykorzystanie pełnego potencjału cyfryzacji.

– Często zdarza się, że te same informacje firmy muszą raportować do różnych urzędów osobno, co rodzi niepotrzebne obciążenia. Potrzeba ścisłej współpracy między instytucjami, by wdrażać rozwiązania integrujące dane – komentuje Beata Tęgowska z Systim.

Jak wynika z raportu, ogólna liczba deklaracji składanych do urzędów publicznych, poddanych analizie, wynosi 324. Wśród organów publicznych wymagających największej liczby deklaracji znalazły się GUS i urzędy skarbowe. Każdy z tych urzędów udostępnia przedsiębiorcom ponad 100 dokumentów. Z kolei, na przeciwległym biegunie organów wymagających najmniejszej liczby sprawozdań znalazł się ZUS. Przedkłada się do niego jedynie 6 formularzy.

– Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że nie same ogólne liczby deklaracji świadczą o poziomie obciążenia przedsiębiorców przez organy publiczne. Otóż, pod uwagę należy wziąć także częstotliwość wysyłanych deklaracji, która w przypadku wszystkich przeanalizowanych organów publicznych jest różna – podaje Grand Thornton.

NBP, zdaniem GT, należy do najbardziej wymagających organów publicznych pod kątem sprawozdawczości. Do przekazywania formularzy do banku centralnego zobligowani są rezydenci (podmioty krajowe), którzy dokonują międzynarodowego obrotu dewizowego z nierezydentami (podmioty zewnętrzne zagraniczne) oraz przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność kantorową. Wpływ na intensywność raportowania mają także precyzyjnie dookreślone przez NBP progi kwotowe. W skrajnych przypadkach może to oznaczać konieczność przesłania do banku centralnego nawet 32 raportów miesięcznie, co przekłada się na liczbę 128 deklaracji kwartalnie i aż 384 rocznie.

W stosunku do GUS obowiązek sprawozdawczy również nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców, a wyłącznie tych wybranych przez GUS w drodze losowania do badań reprezentacyjnych.

Z kolei, regularnymi obowiązkami sprawozdawczymi względem urzędów skarbowych objęci są wszyscy przedsiębiorcy. Fiskus oczekuje przesyłania między maksymalnie 115 deklaracji a minimalnie 1 deklarację rocznie. Wpływ na te obciążenia sprawozdawcze ma osobowość prawna i rodzaj prowadzonej działalności.

Natomiast wymagania sprawozdawcze względem ZUS i PFRON są najmniejsze, ale za to najbardziej regularne. Pierwsza z instytucji oczekuje wypełnienia 6 różnych dokumentów, druga 12.

Skala obowiązków sprawozdawczych firm w Polsce wciąż jest duża, a rozwiązaniem tej sytuacji, jak twierdzą analitycy i eksperci, jest m.in. cyfryzacja.

– Polscy przedsiębiorcy mogą realizować aż 99% obowiązków sprawozdawczych drogą elektroniczną – zauważa Beata Tęgowska. – W przypadku 3% wyodrębnionych z tej puli istnieje możliwość wyboru między formą papierową a cyfrową. Natomiast pozostały 1% dokumentów musi być składany wyłącznie w tradycyjnej formie i do tej formy przywiązany w niewielkim stopniu pozostaje urząd skarbowy – podkreśla ekspertka w Systim.pl.

Zaznacza, że firmy, które już teraz korzystają z nowoczesnych systemów informatycznych, znacznie ograniczają ryzyko błędów, a co za tym idzie czas i koszty związane z obowiązkowym raportowaniem.