Zostało tylko kilka dni. Potem urlop z poprzedniego roku przepadnie

Zgodnie z przepisami urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli nie jest to możliwe, Kodeks pracy dopuszcza przesunięcie dni wolnych do 30 września roku kolejnego. Co ważne, udzielenie urlopu na tych zasadach jest obowiązkiem pracodawcy - jego niewykonanie stanowi wykroczenie i może skutkować grzywną do 30 000 zł.

Nieodebrany w terminie urlop powoduje rozpoczęcie biegu trzyletniego okresu przedawnienia. Po jego upływie roszczenie wygasa (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

W praktyce oznacza to, że zaległe dni wolne:

• nie mogą być kumulowane przez kolejne lata,
• nie podlegają przeliczeniu na żadne świadczenie w trakcie trwania zatrudnienia,
• przepadają, jeśli pracownik nie zdecyduje się dochodzić swoich praw przed sądem w trzyletnim terminie.

Wyjątki dotyczą jedynie szczególnych sytuacji, np. urlopu wychowawczego czy zdarzeń losowych. W takich przypadkach bieg przedawnienia zostaje zawieszony, a pracownik może skorzystać z urlopu po ustaniu przeszkody - pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania.

Warto też pamiętać, że po upływie terminu przedawnienia przepisy dopuszczają możliwość udzielenia zaległego urlopu, ale tylko wtedy, gdy pracodawca zrzeknie się zarzutu przedawnienia (art. 292 Kodeksu pracy).

- Przedawnienie nie oznacza, że dane znikają z ewidencji. Oznacza natomiast, że po upływie ustawowego terminu zatrudniony traci możliwość skorzystania z zaległego wypoczynku, a firma nie ma już obowiązku, by go udzielić. Dla wielu osób to szokujące, szczególnie gdy widzą oni zaległe dni w systemie kadrowym, ale nie mogą już z nich skorzystać. Dlatego pomocne jest tworzenie planów urlopowych oraz jednoznaczne komunikowanie zasad wykorzystania urlopów nie tylko przez działy HR, ale także przez kadrę menedżerską - mówi Dominik Konieczny, General Counsel w Gi Group Holding.

Wielu pracowników wciąż wierzy, że niewykorzystany urlop można zamienić na pieniądze. W rzeczywistości ekwiwalent finansowy przysługuje tylko w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

- Zdarza się, że pracownicy pytają wprost, czy mogą zrezygnować z urlopu za świadczenie pieniężne. Jest to niemożliwe z perspektywy prawnej, podważa też przyjęte standardy. Dopuszczenie takiego rozwiązania oznaczałoby dla firmy ryzyko nie tylko formalne, ale też uderzałoby w jej reputację. Zdecydowanie lepiej jest promować wypoczynek jako wartość, przypominać o konieczności jego wykorzystania i wspierać pracowników w planowaniu wolnych dni - dodaje Danuta Protasewicz, Regional Manager Grafton Recruitment.

Z raportu No Fluff Jobs wynika, że aż 66% pracowników rozpoczęło 2024 rok z niewykorzystanym urlopem. Najczęściej dotyczyło to osób młodych:

• w grupie 18-24 lata - 74% badanych miało zaległy urlop,
• w grupie 25-34 lata - 70% respondentów.

Powody mogą być różne: brak nawyku planowania, chęć szybkiego rozwoju zawodowego czy obawa przed oceną przełożonych. Eksperci podkreślają jednak, że regularne korzystanie z urlopu to nie tylko przywilej, ale także element profilaktyki zdrowotnej i przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.

- Alarmujące statystyki dotyczące zdrowia psychicznego młodego pokolenia sprawiają, że wysoki odsetek zaległych urlopów w tej grupie to poważny sygnał ostrzegawczy. Lekceważenie prawa do odpoczynku, które jest nie tylko wyzwaniem organizacyjnym, ale przede wszystkim kwestią zdrowia psychicznego, może prowadzić do poważnych konsekwencji. Pamiętajmy, że regularny odpoczynek to kluczowy element dbałości o zdrowie psychiczne i efektywność w dłuższej perspektywie, dlatego tak ważne są skoordynowane działania pracodawcy, managerów i samych pracowników - mówi Joanna Zdanowicz, Dyrektor HR, Gi Group Holding.

Wypoczynek powinien być prawdziwą regeneracją, a nie tylko formalnym odnotowaniem nieobecności. Oderwanie się od służbowych maili i telefonów pozwala odzyskać energię, zapobiega wypaleniu zawodowemu i poprawia efektywność po powrocie do pracy. Brak realnego odpoczynku - spowodowany np. nadmiarem obowiązków czy brakiem zastępstwa - prowadzi natomiast do napięcia, które utrzymuje się także po urlopie.

Badania Gi Group Holding pokazują, że wielu pracowników ma trudność z całkowitym odcięciem się od obowiązków służbowych. W sierpniu 2025 r. tylko 21% respondentów przyznało, że potrafi w pełni odłączyć się od pracy w trakcie urlopu. Blisko połowa (49%) wracała myślami do zawodowych zadań sporadycznie, a 30% robiło to często lub niemal bez przerwy. Tymczasem aż 74% badanych w ankiecie z 2024 r. uważało, że urlop powinien trwać co najmniej 14 dni, by umożliwić realną regenerację, lecz tylko 53% skorzystało lub planowało skorzystać z takiej przerwy. Jednocześnie 40% w ogóle nie wzięło dłuższego urlopu.

- Regularna regeneracja jest kluczowa dla zdrowia fizycznego i psychicznego. Jeśli firma nie zapewnia realnej przestrzeni na odpoczynek, to nawet najbardziej zmotywowani pracownicy z czasem tracą zapał i zaangażowanie. Rolą pracodawcy nie jest tylko udzielenie urlopu, ale także zadbanie o to, by był on rzeczywiście wykorzystany i traktowany jako czas wolny. Odcięcie się od obowiązków służbowych powinno być normą, a nie wyjątkiem - podsumowuje Magdalena Świerczyńska, Senior Consultant Marketing&Sales w Wyser Executive Search.

Barierą w wykorzystaniu pełnego urlopu są często kwestie organizacyjne - brak zastępstw, nadmiar obowiązków czy presja związana z wynikami. Tymczasem dobrze zaplanowane wolne sprzyja nie tylko zdrowiu pracowników, ale też atmosferze i efektywności w zespołach. Firmy, które wspierają pracowników w korzystaniu z urlopów, zyskują zdrowsze zespoły i wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy.

- Alarmujące statystyki dotyczące zdrowia psychicznego młodego pokolenia sprawiają, że wysoki odsetek zaległych urlopów w tej grupie to poważny sygnał ostrzegawczy. Lekceważenie prawa do odpoczynku, które jest nie tylko wyzwaniem organizacyjnym, ale przede wszystkim kwestią zdrowia psychicznego, może prowadzić do poważnych konsekwencji. Pamiętajmy, że regularny odpoczynek to kluczowy element dbałości o zdrowie psychiczne i efektywność w dłuższej perspektywie, dlatego tak ważne są skoordynowane działania pracodawcy, managerów i samych pracowników - mówi Joanna Zdanowicz, Dyrektor HR, Gi Group Holding.