Nowy system faktur sprawdzi wszystko, oprócz jednego
Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych KSeF stanie się więc narzędziem technicznym, ale także testem jakości procedur.
KSeF uporządkuje proces, ale tego nie zrobi
Krajowy System e-Faktur to centralny system informatyczny Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w obrocie B2B. Jego celem jest m.in. centralizacja danych, automatyzacja obiegu dokumentów, eliminacja części obowiązków raportowych oraz przyspieszenie zwrotu VAT.
KSeF będzie wdrażany etapami - od 2026 roku obejmie duże firmy, a następnie pozostałych przedsiębiorców. Dla wielu podmiotów oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych, procedur i codziennej pracy działów finansowo-księgowych.
Była 14:30 w Zakopanem. Ludzie aż się zatrzymywali i nagrywali
Eksperci podkreślają jednak, że nawet najbardziej zaawansowany system nie zastąpi merytorycznej kontroli dokumentów po stronie firm.
"Krajowy system faktur to niewątpliwie rewolucja, która czeka nas już od 2026 roku. Jedno jest pewne. Nie zmieni się odpowiedzialność za prawidłowość wystawianych faktur, a także za rozliczenia podatkowe. KSEF nie sprawdzi za nas, czy dana faktura jest poprawna merytorycznie, a zweryfikuje jedynie to, czy spełnia ona wymogi techniczne, a więc czy jest ona zgodna ze strukturą logiczną. Dlatego też zarówno wystawca, jak i nabywca powinni szczególnie weryfikować, czy dokumentowana transakcja odzwierciedla stan faktyczny przebytego zdarzenia gospodarczego, a także czy nie budzi wątpliwości." - mówi Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa fillup.
Następnie ekspertka zwraca uwagę, jakie konsekwencje będzie miał dostęp fiskusa do danych w czasie rzeczywistym.
"Dlaczego jest to tak istotne? Fiskus w momencie wejścia KSEF będzie mieć dostęp w czasie rzeczywistym do wszelkich danych, które będą w nim zawarte, a więc będzie widzieć, co kupujemy, od kogo kupujemy, w jakiej ilości oraz w jakiej częstotliwości. To też przełoży się na to, że o wiele szybciej będą wyłapywane ewentualne wątpliwości, nieścisłości czy też wątpliwe faktury. Właśnie ta rzetelna weryfikacja dokumentacji, a także skuteczna komunikacja pomiędzy klientami biur gachunkowych a ich księgowymi będzie ważniejsza niż kiedykolwiek. KSEF z pewnością uporządkuje nam pewne procesy, zautomatyzuje je, ale nie powinien nas pozbawiać zdrowego rozsądku. Dlatego bardzo ważne jest to, aby zachować tą czujność, ponieważ to ona może nam zagwarantować bezpieczne korzystanie z krajowego systemu e-faktur."
Co się zmienia dla przedsiębiorców i biur rachunkowych?
Cyfryzacja obiegu faktur oznacza, że administracja skarbowa będzie widzieć transakcje niemal "na żywo" - kto, od kogo, co i w jakiej skali kupuje. To ułatwi wychwytywanie nieprawidłowości i nadużyć, ale jednocześnie zwiększy presję na poprawność dokumentów już na etapie ich wystawiania.
Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych KSeF stanie się więc nie tylko narzędziem technicznym, ale także testem jakości wewnętrznych procedur. Kluczowe będzie:
- dopracowanie obiegu informacji między działem sprzedaży, zakupów, księgowością i biurem rachunkowym,
- jasne zasady akceptacji faktur i opisu zdarzeń gospodarczych,
- stała, świadoma weryfikacja, czy dana faktura rzeczywiście odzwierciedla stan faktyczny transakcji.
System może uporządkować procesy, wyeliminować część papierologii i przyspieszyć rozliczenia, ale nie zwalnia z podstawowego obowiązku: dbania o rzetelną, spójną i dobrze udokumentowaną księgowość. Bez tej ludzkiej czujności nawet najlepiej zaprojektowany system nie wystarczy.
