Wigilia firmowa a koszty uzyskania przychodu. Co przedsiębiorca musi wiedzieć?

Coraz więcej firm decyduje się na organizację wigilii firmowej – zarówno dla pracowników, jak i kontrahentów. To ważny element integracji, budowania relacji i motywacji w zespole. Pojawia się jednak pytanie: czy wydatki na takie wydarzenie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i odliczyć VAT? Odpowiedź nie zawsze jest jednoznaczna – zależy od tego, kto uczestniczy w spotkaniu i jaki jest jego charakter.

Tak – jeżeli spotkanie ma charakter integracyjny i jest skierowane do pracowników, wydatki na wigilię można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Fiskus uznaje, że integracja wzmacnia zespół i wpływa na efektywność pracy, a to przekłada się na działalność gospodarczą. W kosztach można ująć m.in. catering, wynajem sali, dekoracje, a nawet obsługę muzyczną.

Problem pojawia się wtedy, gdy w spotkaniu biorą udział kontrahenci lub klienci. Wydatki poniesione w takiej sytuacji fiskus traktuje jako koszty reprezentacji, a te – zgodnie z ustawą o CIT i PIT – nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że przedsiębiorca nie odliczy ich od podatku, nawet jeśli impreza ma na celu podtrzymanie relacji biznesowych.

W przypadku wydatków na wigilię dla pracowników – tak, ale pod warunkiem, że firma jest czynnym podatnikiem VAT i posiada faktury wystawione na firmę. Jeśli jednak spotkanie obejmuje również kontrahentów, organy podatkowe często odmawiają prawa do odliczenia VAT, uznając to za wydatek reprezentacyjny.

Organizacja wigilii firmowej to spory wydatek. Aby prawidłowo rozliczyć go w kosztach, trzeba zadbać o odpowiednią dokumentację. Wigilia firmowa, choć ma charakter integracyjny, generuje realne koszty: catering, wynajem sali, dekoracje czy obsługę techniczną. Część tych wydatków można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu i odliczyć VAT – ale tylko wtedy, gdy firma ma rzetelne dokumenty księgowe. Organy podatkowe podczas kontroli szczególnie zwracają uwagę na takie wydarzenia, dlatego warto przygotować się do rozliczenia z wyprzedzeniem. Podstawowym dokumentem są faktury wystawione na firmę. Paragony fiskalne, nawet jeśli zawierają NIP, nie zawsze są wystarczające. Dlatego przy zamówieniu cateringu, wynajmu sali czy zakupu dekoracji należy zadbać o pełną fakturę VAT

• Zawsze zbieraj faktury wystawione na firmę (nie paragony).
• W opisie księgowym wskaż, że wydatki dotyczą spotkania integracyjnego dla pracowników.
• Dobrze jest sporządzić notatkę wewnętrzną lub listę obecności – to dodatkowy dowód na charakter integracyjny wydarzenia.

W księgach rachunkowych warto dodać opis, że dotyczy ona wigilii firmowej dla pracowników i że miała charakter integracyjny. To szczególnie istotne, jeśli w spotkaniu uczestniczyli tylko pracownicy – wtedy łatwiej uzasadnić związek wydatku z działalnością gospodarczą.

• Paragonów bez NIP – fiskus ich nie uzna.
• Wydatków nieudokumentowanych, np. „do ręki”.
• Braku rozróżnienia na koszty pracownicze i reprezentacyjne – jeśli w wigilii uczestniczyli kontrahenci, trzeba oddzielić część kosztów.

Organy podatkowe od lat stoją na stanowisku, że zakup alkoholu, nawet w niewielkich ilościach i na potrzeby pracowników, nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z interpretacji pojęcia „koszty reprezentacji”. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT (i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT), wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów podatkowych – a alkohol fiskus traktuje właśnie jako element reprezentacji. Nawet jeśli celem spotkania jest integracja pracowników, wydatki na jedzenie, catering czy dekoracje można rozliczyć, ale alkohol z tej listy odpada. Fiskus podkreśla, że zakup napojów alkoholowych nie wpływa na efektywność pracy i nie jest niezbędny do działalności gospodarczej. Podobnie wygląda kwestia VAT. Fiskus konsekwentnie odmawia prawa do odliczenia VAT od zakupu alkoholu – niezależnie od tego, czy dotyczy to spotkań pracowniczych, czy prezentów dla kontrahentów.

Disclaimer:Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W indywidualnych przypadkach warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.