Współczesne wyzwanie. Jak chronić dane w fizycznej korespondencji?

Operator pocztowy pełni rolę administratora danych w zakresie niezbędnym do doręczenia listów, ale procedury bezpieczeństwa obejmują także procesy takie jak drukowanie i pakowanie korespondencji. Dlatego kluczowe jest, aby działalność dostawcy usług pocztowych oraz producenta przesyłek była ściśle ze sobą powiązana. Jak obecnie zabezpiecza się dane zawarte w fizycznej korespondencji? Eksperci z branży pocztowej dzielą się swoimi spostrzeżeniami na ten temat.

Większość organizacji w Polsce koncentruje się na ochronie danych w systemach IT. Z danych Urzędu Ochrony Danych Osobowych wynika, że administratorzy zgłosili w 2023 roku aż 7 tysięcy naruszeń. Choć skala wycieków dotyczących tradycyjnej korespondencji jest mniejsza, to zdarzają się przypadki zagubionych listów lub doręczeń do nieprawidłowych adresatów. Tymczasem listy polecone, w których pojawiają się dane osobowe, takie jak rozliczenia, hasła czy wyniki badań, zobowiązane są do przestrzegania tych samych regulacji, co dane przetwarzane cyfrowo.

W prawodawstwie obowiązuje wiele dokumentów regulujących te kwestie, z najbardziej znanym RODO na czele. Jednak prawo polskie uzupełnia je dodatkowymi przepisami, takimi jak Kodeks Postępowania Cywilnego, Kodeks Postępowania Administracyjnego czy ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku.

- Firmy coraz częściej rozumieją, że bezpieczeństwo danych jest konieczne na każdym etapie doręczenia przesyłki, począwszy od produkcji specjalistycznych dokumentów utajnionych i konfekcjonowanie, po odpowiednie zabezpieczenie poufnych danych, przygotowanie do wysyłki i doręczenie do rąk własnych adresata. Każdy dokument papierowy, zawierający dane osobowe, powinien być traktowany z pełnym reżimem bezpieczeństwa. Dlatego tak ważne jest stosowanie rozwiązań wymagających zachowania wysokiego stopnia poufności, żeby uchronić dane wrażliwe przed ewentualnym ryzykiem ich ujawnienia - podkreśla Janusz Konopka prezes zarządu Speedmail, największego w Polsce prywatnego operatora pocztowego.

Nie można zapominać, że tradycyjna korespondencja także może naruszać przepisy RODO. Na rynku dostępne są nowoczesne technologie druku i zabezpieczania przesyłek, które znacząco zwiększają ochronę informacji. Produkty wyposażone w etykiety scratch code oraz code 09 są doskonałym przykładem. Ochroną przed niepowołanym dostępem objęte są tak istotne dane, jak kody PIN, przechowywane na szczególnych etykietach.

Bezpieczne odczytanie tych danych możliwe jest jedynie przez zdrapanie cieńszej warstwy ochronnej, jak w przypadku scratch code. Alternatywą są koperty PIN-owe i płacowe, a także druki typu pressure sealer - tworzące zaklejoną "kopertę" po odpowiednim zadrukowaniu i złożeniu.

- Takie rozwiązania technologiczne powszechnie wykorzystujemy w korespondencji produkowanej dla części naszych klientów - m.in. banków czy ubezpieczycieli - a zatem w przesyłkach, które najczęściej zawierają poufne dane. Zastosowanie utajnionych technik w korespondencji przynosi firmom wymierne korzyści. Ogranicza ryzyko naruszeń i kar administracyjnych w pełnej zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Dbanie o zaufanie klientów i kompleksowe podejście do ochrony ich danych poufnych to dla nas priorytet w codziennej pracy - dodaje Maciej Frukacz prezes zarządu EDC Expert Direct Communication wchodzącej w skład Grupy Emerson - lidera w dziedzinie innowacyjnych usług i produktów dla biznesu.

Połączenie nowoczesnych technologii i zaawansowanych systemów druku zabezpieczonego z doświadczeniem w logistyce i dystrybucji przesyłek tworzy kompleksowe usługi. Tego typu zintegrowane rozwiązania "end-to-end" obejmują pełen proces obsługi komunikacji papierowej: od przyjęcia zlecenia w formie cyfrowej, przez drukowanie, odpowiednie kopertowanie i zabezpieczanie danych, aż po fizyczne doręczenie dokumentów przez operatora pocztowego do ostatecznych odbiorców.

Dzięki zrozumieniu potrzeby ochrony danych na każdym etapie procesów, firmy są w stanie minimalizować ryzyko wycieków oraz kary związane z naruszeniami przepisów o ochronie danych osobowych. Taki system działań nie tylko buduje zaufanie klientów, ale również podnosi standardy bezpieczeństwa w codziennej pracy każdego przedsiębiorstwa.