Zacznie się w lutym 2026. Firmy z zagranicznymi fakturami mają wątpliwości
Jak prawidłowo prowadzić podwójny obieg dokumentów?
Kto ma obowiązek korzystać z KSeF?
Obowiązek fakturowania przez KSeF jest ściśle powiązany z miejscem prowadzenia działalności i rejestracją VAT. Jak wyjaśnia Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl:
"Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy podatników posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski."
Oznacza to, że system obejmuje wyłącznie polskie podmioty zarejestrowane dla celów VAT.
Chociaż daty były kilkakrotnie przekładane, obecne, oficjalne plany Ministerstwa Finansów zakładają, że obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma zacząć obowiązywać dla większości przedsiębiorców od 1 lutego 2026 roku.Dla małych i średnich przedsiębiorstw zwolnionych podmiotowo z VAT system ma stać się obligatoryjny od 1 kwietnia 2026 roku.
Faktura wystawiona przez kontrahenta zagranicznego (Import)
Jeśli fakturę wystawia zagraniczny kontrahent, który nie ma w Polsce siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności ani polskiego numeru NIP, to nie ma on obowiązku korzystania z KSeF.
"Taka faktura nie pojawi się w systemie i nie trzeba jej tam ręcznie wprowadzać - funkcjonuje ona w tradycyjnym obiegu, w formie elektronicznej lub papierowej" - podkreśla ekspertka.
Faktura wystawiona dla kontrahenta zagranicznego (Eksport/WDT)
Sytuacja wygląda inaczej, gdy to polska firma wystawia fakturę dla odbiorcy spoza kraju. W tym przypadku faktura, niezależnie od tego, czy kontrahent jest z UE, czy spoza niej, musi trafić do KSeF.
"KSeF obejmuje wszystkie faktury sprzedażowe polskich podatników, również te dokumentujące eksport czy wewnątrzwspólnotową dostawę towarów" - dodaje Beata Tęgowska.
Choć faktura znajdzie się w polskim systemie, zagraniczny nabywca nie ma do niego dostępu. Polski sprzedawca jest więc zobowiązany do przekazania mu dokumentu w uzgodnionej formie - najczęściej jako plik PDF lub wizualizacja faktury z kodem QR, który umożliwia weryfikację danych.
Dwa równoległe obiegi wymagają spójności
W praktyce KSeF oznacza dla polskich firm konieczność zarządzania dwoma równoległymi obiegami dokumentów: krajowym (ustrukturyzowanym przez KSeF) i międzynarodowym (poza systemem).
Jak podsumowuje Beata Tęgowska:
"Kluczowe przy rozliczaniu faktur zagranicznych w kontekście KSeF jest ustalenie, kto jest wystawcą dokumentu. Jeśli jest to polski podatnik VAT - faktura musi trafić do KSeF. Jeśli wystawcą jest zagraniczny kontrahent - dokument rozlicza się poza systemem."
Dlatego eksperci zalecają stosowanie jednego, zintegrowanego programu finansowo-księgowego, który obsłuży oba te procesy. Ułatwi to kontrolę, zminimalizuje ryzyko błędów i zapewni pełną zgodność z nowymi, skomplikowanymi przepisami.
"Zrozumienie tej różnicy pozwoli przedsiębiorcom uniknąć nieporozumień i właściwie przygotować się do nowych zasad, które już wkrótce staną się obowiązkiem każdego polskiego przedsiębiorcy" - podsumowuje ekspertka.
