Mikroprzedsiębiorcy w epicentrum fakturowej zmiany. Zmiany już na początku roku

KSeF to rewolucja, która całkowicie zmienia dotychczasowy obieg dokumentów księgowych. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur, które można było wystawiać w prostych programach, a nawet arkuszach kalkulacyjnych, każda e-faktura będzie musiała przejść przez centralną platformę Ministerstwa Finansów i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny.

Nowy system zapewnia administracji podatkowej pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów w czasie rzeczywistym, co ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie bezpieczeństwa transakcji. Dla firm oznacza to jednak konieczność dostosowania się do restrykcyjnych procedur.

Duże spółki mają zaplecze finansowe i technologiczne, by zintegrować swoje systemy ERP z KSeF. Mikroprzedsiębiorcy, często prowadzący jednoosobową działalność, muszą polegać na własnych zasobach lub na wsparciu biur rachunkowych, które również stoją przed wyzwaniem. To właśnie właściciele najmniejszych firm odczują największą presję. Będą musieli samodzielnie zadbać o zakup lub aktualizację oprogramowania, opanowanie logowania i autoryzacji faktur, a także procedury postępowania w przypadku błędów czy faktur korygujących.

Jakie to może przynieść konsekwencje? Wyobraźmy sobie właściciela niewielkiego sklepu internetowego. Jeśli omyłkowo wybierze niewłaściwego kontrahenta lub błędnie oznaczy dokument, błąd może spowodować nie tylko zamieszanie w rozliczeniach, ale także opóźnienie w otrzymaniu płatności od klienta. O ile w dużych firmach błędy wyłapują działy księgowości, o tyle w mikrofirmach błąd popełniony przez jedną osobę może mieć poważne konsekwencje.

Mikroprzedsiębiorcy często liczą, że wszystkie obowiązki związane z KSeF przejmą biura rachunkowe. Jednakże i one muszą zmierzyć się z nowymi procesami, co w efekcie może prowadzić do wzrostu kosztów obsługi. Warto pamiętać, że wystawianie faktur sprzedaży nadal pozostanie obowiązkiem samego przedsiębiorcy.

Mimo tych wyzwań, KSeF przynosi również korzyści. System eliminuje ryzyko zagubienia faktur, zmniejsza pomyłki w numeracji i przyspiesza rozliczenia podatkowe.

Co zrobić, by się przygotować? Przedsiębiorcy powinni sprawdzić, czy ich obecne oprogramowanie jest zgodne z KSeF, przetestować logowanie i wystawianie dokumentów oraz uzgodnić z biurem rachunkowym podział obowiązków. Kluczowe jest również śledzenie stanu prawnego, ponieważ ostateczna treść przepisów nie została jeszcze uchwalona.