ZUS bez pomyłek. Poznaj błędy, które przedsiębiorcy popełniają najczęściej

Jednym z najczęściej występujących problemów we współpracy przedsiębiorców z ZUS są błędy w dokumentach rozliczeniowych. Z pozoru drobne uchybienia techniczne mogą zablokować przyjęcie dokumentów, a w efekcie prowadzić do odsetek, odmowy wydania zaświadczeń czy konieczności korekty.

Do częstych błędów należy m.in. przesyłanie dokumentów w nieprawidłowym formacie lub za pomocą nieaktualnego oprogramowania, które nie spełnia wymogów ZUS.

Kolejną kategorią błędów są nieprawidłowości w samym wypełnieniu deklaracji, zwłaszcza w zakresie podstawy wymiaru składek czy kodów tytułu ubezpieczenia. Zdarza się także, że korekta dokumentu jest odrzucana, ponieważ deklaracja pierwotna nie została wcześniej prawidłowo zarejestrowana w systemie ZUS.

Problematyczne bywają również rozbieżności wynikające z zaokrągleń – np. sytuacje, w których pracownik otrzymuje dwa wynagrodzenia w jednym miesiącu i różnica na poziomie grosza powoduje błąd kontekstowy w systemie. Takie przypadki wymagają od księgowości dodatkowego nakładu pracy, a od przedsiębiorcy – uważności i bieżącej kontroli nad dokumentacją.

Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych działających jednoosobowo, zakłada, że nadpłata składki zdrowotnej zostanie im automatycznie zwrócona przez ZUS. W rzeczywistości system nie przewiduje takiego rozwiązania – niezłożenie wniosku o zwrot nadpłaty skutkuje pozostawieniem środków na koncie płatnika, gdzie są one zaliczane na poczet przyszłych należności.

Aby odzyskać nadpłaconą składkę zdrowotną, należy złożyć formularz RZS-R w wyznaczonym terminie – co roku do 2 czerwca. Wniosek ten można przekazać elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS. Po upływie terminu przedsiębiorca traci możliwość zwrotu, nawet jeśli nadpłata została prawidłowo wykazana.

Niedopilnowanie aktualnych danych identyfikacyjnych płatnika lub pracowników to jeden z częstszych powodów technicznego odrzucenia dokumentów przez system ZUS. Problemy tego typu pojawiają się zarówno na etapie rejestracji nowych ubezpieczonych, jak i przy rutynowym przesyłaniu deklaracji rozliczeniowych.

Typowe błędy to literówki w imieniu lub nazwisku, niezgodność numeru PESEL lub NIP z danymi zarejestrowanymi w bazie ZUS, brak aktualizacji nazwiska po zmianie stanu cywilnego czy posługiwanie się nieaktualnym numerem dokumentu tożsamości. W przypadku zatrudniania cudzoziemców szczególne znaczenie mają poprawnie wprowadzone dane identyfikacyjne, takie jak numer paszportu czy karta pobytu – błędne wpisanie któregokolwiek z nich może uniemożliwić prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń.

Należy także pamiętać o aktualizacji danych pełnomocników, którzy mają dostęp do profilu płatnika składek.

Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, że płatnik składek ma przypisane do swojego profilu ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur rachunkowych, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje – mówi Grzegorz Dyjak z biura prasowego ZUS.

Pełnomocnictwa można łatwo sprawdzić i zaktualizować w panelu PUE/eZUS, w zakładce „Ustawienia”, a ich odwołanie możliwe jest zarówno przez mocodawcę, jak i pełnomocnika, także elektronicznie.

Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować nieautoryzowanym dostępem do wrażliwych danych lub opóźnieniami w realizacji formalności, gdy nieaktualny pełnomocnik nadal widnieje w systemie jako osoba uprawniona do kontaktu z ZUS.

Błędy w rozliczeniach z ZUS mogą skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę, opłatami dodatkowymi, a w niektórych przypadkach także karami grzywny. ZUS zazwyczaj informuje płatników o wykrytych nieprawidłowościach, wysyłając wiadomości na PUE lub listownie, i daje czas na korektę. Brak reakcji może jednak skutkować wszczęciem kontroli. Nieprawidłowości mogą również uniemożliwić uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu, co utrudnia np. udział w przetargach czy ubieganie się o kredyt.